Volg de aanwezigheid bij evenementen met QR-codetickets

De tijd dat het plannen en managen van een evenement voelde als een zware strijd, is voorbij. Lange incheckrijen, chaos door verloren tickets en het risico op ongeautoriseerde toegang waren heel gewoon. Bovendien was er geen concrete manier om de impact van een evenement te meten, waardoor de organisatoren moesten gokken.

Gelukkig helpen QR-codes je om de aanwezigheid bij evenementen eenvoudig te volgen. QR-code evenementticket oplossing aangeboden door QRCodeChimp stroomlijnt de inschrijvingen en biedt datagestuurde inzichten via het Event Ticket Report – een downloadbaar verslag van de uitvoering van een evenement.

Laten we eens kijken hoe QR-codegebaseerde ticketverkoop voor evenementen en het Event Ticket Report de manier waarop u evenementen beheert, kunnen transformeren.

Hoe houdt u de opkomst bij evenementen bij met QR-codetickets?

QR-code ticketing helpt u controleer het ticketgebruik en de aanwezigheid van gasten moeiteloos. Het Event Ticket Report biedt een realtime lijst met deelnemers, waarmee u genodigden kunt vergelijken met daadwerkelijke check-ins.

Het detecteert ook dubbele vermeldingen door scanpogingen te volgen nadat een ticket is vergrendeld, wat helpt om ongeautoriseerde herintreding te voorkomen. Dit zorgt voor soepele check-ins, verbetert de beveiliging en geeft organisatoren nauwkeurige, actuele aanwezigheidsgegevens.

Hoe u de aanwezigheid bij evenementen kunt bijhouden voor slimmere evenementenplanning

Het Event Ticket Report helpt organisatoren de prestaties van eerdere evenementen te analyseren en toekomstige evenementen te optimaliseren. Dit is hoe:

1. Identificeer hiaten in de evenementenplanning

Door genodigden en aanwezigen te vergelijken, kunt u de betrokkenheid meten en vaststellen wat de opkomst heeft beïnvloed of juist heeft afgeschrikt, zoals timing, locatie, promoties, enzovoort.

Voorbeeld: Een bedrijf dat een nieuw product lanceerde, ontdekte dat slechts 40% van de genodigden aanwezig was. Inzichten uit het Event Ticket Report hielpen hen om marketingstrategieën voor hun volgende evenement aan te passen, wat leidde tot een verbetering van het opkomstpercentage van 60%.

2. Verbeter de locatie- en middelenallocatie

Door het aantal bezoekers voor branchespecifieke evenementen te schatten, kunt u de personeelsbezetting, de beveiliging en het ruimtebeheer verbeteren.

Voorbeeld: Een nieuw evenementenmanagementbedrijf zag een enorme toestroom van bezoekers op een autobeurs, wat resulteerde in congestie. Ze voegden meer toegangspunten, incheckpersoneel en beveiligingspersoneel toe om het volgende evenement in de sector te accommoderen.

3. Voorkom misbruik van tickets en dubbele invoer

In het rapport wordt aangegeven hoe vaak een ticket is gescand nadat de maximale scanlimiet voor dat ticket is bereikt. Zo kunt u mogelijke fraude of misbruik van het systeem identificeren.

Voorbeeld: Een sportevenement betrapte 10% van de bezoekers op een poging om opnieuw binnen te komen met verlopen QR-codes. Voor hun volgende wedstrijd implementeerden ze strengere validatieregels.

Stap voor stap: Hoe download je het evenementticketrapport?

Uw downloaden Evenement Ticket Rapport gaat snel en eenvoudig:

Stap 1: Inloggen aan jouw QRCodeChimp account.

Stap 2: Ga naar Overzicht en selecteer Bulk QR-codes.

Stap 3: Zoek uw QR-code evenementticket En klik op de knop menu met drie stippen.

Stap 4: Klik “Rapport downloaden” en harte “Ga naar Downloads"om het bestand te genereren.

Stap 5: Hoofd naar Downloads en het rapport ophalen.

Opmerking: De optie 'Download Report' is alleen beschikbaar voor in bulk gemaakte QR-codes voor evenemententickets. U moet de functie Lock QR Code inschakelen voor uw in bulk gemaakte evenemententickets om de aanwezigheid bij evenementen bij te houden en toegang te krijgen tot rapporten over evenemententickets.

Real-world scenario's: hoe het rapport wordt bijgewerkt op basis van ticketscans

✅ Scenario 1: 'Alleen vergrendelen bij scannen vanaf eigenaar/subaccount-account' is ingeschakeld

Een gast of iemand anders scant het ticket

Ze worden doorgestuurd naar de evenemententicketpagina, maar de scan wordt niet geregistreerd omdat het ticket niet is gescand met het eigenaarsaccount of subaccount. Het rapport blijft ongewijzigd.

Het ticket wordt gescand via een apparaat dat is aangemeld bij de hoofd- of subaccount.

• Het bericht dat de validatie is geslaagd, wordt aan de gebruiker weergegeven totdat de scanlimiet is bereikt en het veld 'Bijgewoond' in het rapport wordt ingesteld op 'Ja'.
• Eventuele verdere scans van de eigenaar of subaccount worden geregistreerd als duplicaten en het veld 'Duplicate Entries' in het rapport wordt met 1 verhoogd bij elke scan voorbij de max lock-limiet. De ticketscan geeft het bericht weer dat is ingesteld in de instellingen 'Display on Lock'. 

✅ Scenario 2: 'Alleen vergrendelen bij scannen vanaf eigenaar/subaccount-account' is uitgeschakeld (niet aanbevolen)

• Bij de eerste scan wordt het veld 'Bijgewoond' in het rapport op 'Ja' gezet, ongeacht het apparaat waarmee gescand wordt.
• Het ticket wordt vergrendeld nadat de ingestelde vergrendelingslimiet is uitgeput. Eventuele verdere scans zorgen ervoor dat het veld 'Duplicate Entries' met 1 wordt verhoogd.

Hoe QR-codeticketing verschillende soorten evenementen verbetert

✅ Bedrijfsconferenties en zakelijke seminars

Uitdaging: Duizenden deelnemers beheren en ervoor zorgen dat VIP's speciale toegang krijgen.
Oplossing: QR-codes maken het mogelijk gelaagde toegang, waarbij VIP's, sprekers en algemene bezoekers aparte incheckstromen hebben.

✅ Concerten & festivals

Uitdaging: Valse tickets en veiligheidsrisico's.
Oplossing: Met QR-codetickets wordt realtime validatie gegarandeerd en worden dubbele scans voorkomen.

✅ Universiteiten en opleidingsprogramma's

Uitdaging: Bijhouden van de deelname van studenten aan certificeringen.
Oplossing: Het Event Ticket Report biedt een duidelijk bewijs van aanwezigheid voor de administratie.

Conclusie

QR-code ticketing, verbeterd met het Event Ticket Report, geeft evenementorganisatoren volledige controle over het bijhouden van aanwezigheid, beveiliging en toekomstige planning. Het maakt snellere check-ins mogelijk, vermindert fraude en biedt realtime inzichten voor betere evenementenplanning in de toekomst.
Of u nu een bedrijfsevenement, festival, seminar of privébijeenkomst organiseert, met QR-codetickets bent u verzekerd van een naadloze, contactloze en datagestuurde ervaring.

Veelgestelde vragen