Volg de aanwezigheid bij evenementen met QR-codetickets

Twee weken na afloop van je evenement vraagt ​​iemand hoeveel mensen er daadwerkelijk zijn komen opdagen. Als je antwoord begint met 'ik denk' of 'ongeveer', dan heeft het ticketsysteem zijn werk niet goed gedaan.

Het evenementticketrapport beantwoordt die vraag met een getal, niet met een schatting. Het rapport wordt in realtime bijgewerkt naarmate tickets worden gevalideerd: wie heeft ingecheckt, wie niet, en hoeveel extra validatiepogingen er zijn gedaan nadat een ticket al was vergrendeld. Log in, open het rapport en u beschikt over aanwezigheidsgegevens in plaats van een schatting.

Lange wachtrijen bij de incheckbalie, verloren tickets en geen goede manier om de opkomst te meten, hoorden er vroeger bij als je een evenement organiseerde. QR-code evenementticket Deze oplossing verandert dat door elke ticketvalidatie te koppelen aan een zichtbaar record, wat precies de bedoeling is van het bijhouden van de aanwezigheid bij evenementen met QR-codes. Hieronder leggen we uit hoe het evenementticketrapport werkt en wat het je vertelt over een evenement nadat de deuren gesloten zijn.

Hoe registreert het evenemententicketrapport de aanwezigheid?

Het evenementticketrapport geeft je een realtime lijst van deelnemers, zodat je kunt vergelijken wie was uitgenodigd met wie zich daadwerkelijk heeft aangemeld.

Het systeem registreert ook validatiepogingen die worden gedaan nadat een ticket de scanlimiet al heeft bereikt. Elke poging wordt geregistreerd als een dubbele invoer, waardoor u een overzicht krijgt van pogingen tot hernieuwde toegang of het delen van tickets, in plaats van alleen een melding dat het ticket geblokkeerd is bij de poort.

Let op: dit is een algemene conceptafbeelding, geen schermafbeelding van gegevens, dus deze blijft bruikbaar, ook al is de omringende tekst gewijzigd.

Hoe helpt het ticketrapport bij de evenementenplanning?

Het rapport bevestigt niet alleen wie er aanwezig was. Goed gebruikt, helpt het je aanwezigheidspatronen te identificeren die het waard zijn om nader te onderzoeken.

Ontdek het verschil tussen uitgenodigd en aanwezig.

Door het aantal genodigden te vergelijken met het daadwerkelijke aantal aanwezigen, wordt duidelijk waar het aantal deelnemers lager lag dan het aantal uitnodigingen of aanmeldingen. Dit zet je ertoe aan factoren zoals timing, locatie of promotie te onderzoeken. Een groot verschil tussen aanmeldingen en daadwerkelijke aanwezigen is iets wat je vóór je volgende evenement moet onderzoeken, niet erna.

Plan de personeelsbezetting en de ruimte op basis van concrete aantallen.

De bezoekersaantallen van vergelijkbare evenementen uit het verleden geven je een basis voor het aantal benodigde medewerkers bij de incheckbalies en ingangen, en voor de benodigde ruimte, in plaats van te moeten gokken op basis van het aantal aanmeldingen alleen.

Zoek naar patronen in dubbele vermeldingen.

Als het aantal dubbele vermeldingen voor een bepaalde batch tickets toeneemt, is dat een signaal waarop actie moet worden ondernomen. Dit kan komen doordat een ticket vaker is gedeeld dan verwacht, of doordat de scanlimiet te laag is ingesteld voor uw daadwerkelijke herbetredingsbeleid. Door dit na afloop te bekijken, kunt u de regels voor het volgende evenement aanscherpen.

Hoe download ik het evenementticketrapport?

Het downloaden van uw evenementticketrapport bestaat uit een paar stappen:

Stap 1: Inloggen aan jouw QRCodeChimp account.

Stap 2: Ga naar Dashboard en selecteer Bulk QR-codes.

Stap 3: Zoek uw QR-code evenementticket En klik op de knop menu met drie stippen.

Stap 4: Klik “Rapport downloaden” en harte “Ga naar Downloads"om het bestand te genereren.

Stap 5: Hoofd naar Downloads en het rapport ophalen.

Let op: De optie 'Download Report' is alleen beschikbaar voor in bulk gemaakte QR-codes voor evenemententickets. U moet de functie Lock QR Code inschakelen voor uw in bulk gemaakte evenemententickets om de aanwezigheid bij evenementen bij te houden en toegang te krijgen tot rapporten over evenemententickets.

Hoe gaat het rapport om met dubbele scans?

Wat er wordt opgenomen, hangt af van of Alleen vergrendelen bij scannen vanaf eigenaar/subaccount is ingeschakeld.

Deze optie verschijnt slechts één keer. QR-code vergrendelen is ingeschakeld voor het ticket. De QR-codevergrendeling moet eerst worden ingeschakeld, waarna u kunt kiezen of u deze wilt bewaren. Alleen vergrendelen bij scannen vanaf eigenaar/subaccount aan of uit. Het is standaard ingeschakeldTenzij je het bewust hebt uitgeschakeld, is dit het gedrag dat je tickets al vertonen.

Scenario	Alleen vergrendelen wanneer gescand vanaf eigenaar/subaccount: Aan	Alleen vergrendelen bij scannen vanaf eigenaar/subaccount: Uitgeschakeld
Gast opent of scant zijn/haar eigen ticket.	De ticketpagina wordt geopend en de QR-code wordt gescand, maar het ticket wordt niet vergrendeld, de deelnemer wordt niet als aanwezig gemarkeerd en het evenementticketrapport blijft ongewijzigd.	De scan telt mee voor de scanlimiet. 'Begeleid' is ingesteld op 'Ja', ongeacht wiens apparaat is gebruikt.
Medewerkers scannen documenten van de eigenaar of een subaccount.	Het validatiebericht verschijnt totdat de scanlimiet is bereikt. Bij de eerste succesvolle validatie wordt 'Begeleid' op 'Ja' gezet.	De scan telt mee voor de scanlimiet en 'Aanwezig' is ingesteld op 'Ja'.
Verdere scans voorbij de limiet	Elke extra scan door de eigenaar of een geautoriseerd subaccount verhoogt het aantal dubbele vermeldingen met 1 en toont het geconfigureerde vergrendelingsbericht.	Bij elke extra scan wordt het aantal dubbele vermeldingen met 1 verhoogd en wordt het geconfigureerde vergrendelingsbericht weergegeven.
Wie ziet de validatiepop-up?	Alleen de eigenaar of een geautoriseerde gebruiker van het subaccount ziet het validatieresultaat. Gasten zien de ticketpagina.	Iedereen die het ticket scant, kan het resultaat zien, inclusief gasten die hun eigen ticket testen.

Een opmerking over toegang tot subaccounts: Een subaccount met Volledige toegang Kan direct QR-codes van evenementtickets scannen en valideren. Voor een subaccount met Persoonlijke toegangDe beheerder moet die specifieke batch tickets met hen delen voordat ze de tickets kunnen valideren. 

📌 Pro tip: Enable Toon het evenementticket op de achtergrond na het vergrendelen. Zo kunnen gasten hun ticket en evenementdetails nog steeds bekijken nadat de QR-code is vergrendeld.

Hoe zien de bezoekersaantallen eruit voor verschillende soorten evenementen?

Het rapport vertelt een ander verhaal, afhankelijk van hoe uw evenement is gestructureerd.

Voor een eendaags evenement zijn de cijfers eenvoudig: uitgenodigden versus aanwezigen, plus eventuele dubbele toegangspogingen aan de deur.

Voor een meerdaags evenement waarbij gebruik wordt gemaakt van Stel het slot dagelijks opnieuw inTickets krijgen hun toegestane scanlimiet terug op het ingestelde resetmoment, waardoor hetzelfde ticket op meerdere evenementdagen kan worden gevalideerd.

Bij een evenement met gedifferentieerde toegang, zoals VIP-, sprekers- en reguliere toegangskaarten die in aparte batches worden uitgegeven, kunt u met een rapport voor elke batch elke deelnemersgroep afzonderlijk volgen in plaats van één gecombineerd aantal te zien. Dit is handig wanneer de personeelsbezetting en toegangsbeslissingen per categorie verschillen.

Conclusie

QR-code ticketing, in combinatie met het Event Ticket Report, geeft evenementorganisatoren een duidelijk, realtime beeld van het aantal aanwezigen in plaats van een schatting achteraf. Het is een systeem voor het bijhouden van de aanwezigheid dat dubbele validatiepogingen signaleert, de RSVP-status bijhoudt en incheckgegevens omzet in iets waar je de volgende keer daadwerkelijk mee kunt plannen.

Of u nu een bedrijfsevenement, festival, seminar of privébijeenkomst organiseert, het Event Ticket Report vervangt giswerk door een betrouwbaar cijfer.

Veelgestelde vragen