Slimmere evenementtickets zijn er: een diepgaande duik in de nieuwe functies

Ticketbeheer voor evenementen is meer dan alleen het versturen van toegangskaarten naar deelnemers. Het gaat om het creëren van een soepele, betrouwbare ervaring voor zowel organisatoren als gasten.

Eerder met QRCodeChimp, kon je al QR-gestuurde tickets aanmaken en deelnemers beheren. Met onze nieuwste updates is het aanmaken, distribueren en volgen van evenementtickets nu krachtiger, flexibeler en moeiteloos. 

Bekijk hier de nieuwste functies en hoe deze uw ervaring met evenementenbeheer verbeteren. 

Uitgebreidere ticketdetails voor meer duidelijkheid

Je kunt nu aanpasbare velden toevoegen aan je evenementtickets, zoals toegangsregels, informatie over zitplaatsen of zones, parkeerinstructies en meer. Je kunt je tickets ook verrijken met componenten zoals afbeeldingsgalerijen, pdf's of formulieren.

Zo kunt u alle essentiële informatie meteen verstrekken, verwarring bij binnenkomst voorkomen en de deelnemers voor aanvang van het evenement het volste vertrouwen geven.

Stel je voor dat je een groot muziekevenement organiseert met meerdere zones en specifieke toegangsvoorwaarden. 

In plaats van lange e-mails te sturen of last-minute vragen te beantwoorden, voegt u eenvoudig zitzones, parkeerinformatie en toegangsregels direct in het ticket toe. Zo weten bezoekers precies waar ze naartoe moeten, welke regels ze moeten volgen en hoe ze soepel binnenkomen. 

Hierdoor is er minder verwarring bij de poort en is het een stuk rustiger bij binnenkomst.

Vereenvoudigde meerdaagse passen

Het beheren van meerdaagse evenementen is nu eenvoudiger dan ooit. Met de nieuwe optie 'Reset de vergrendeling dagelijks' kunnen scanlimieten dagelijks om middernacht of op een door de organisator ingesteld tijdstip worden vernieuwd. 

Hierdoor kan één ticket op meerdere evenementdagen worden gebruikt, terwijl de scanlimiet intact blijft. Het is niet langer nodig om voor elke dag aparte tickets aan te maken, maar u behoudt wel volledige controle over de dagelijkse toegang.

Denk aan een driedaags autofestival waar elke dag dezelfde bezoekers terugkomen. In plaats van drie aparte tickets uit te geven en te dealen met kwijtgeraakte of dubbele passen, activeer je de dagelijkse resetvergrendeling. 

Gasten gebruiken elke dag hetzelfde ticket en de scanlimiet wordt automatisch gereset. Dit voelt soepel aan voor de deelnemers en bespaart u uren handmatig werk.

Gepersonaliseerde ticketdeling via e-mail

Met de nieuwe functie 'Ticket delen via e-mail' kunt u tickets rechtstreeks naar de inbox van elke deelnemer sturen. De e-mail bevat een link waarmee gasten direct toegang hebben tot hun ticket en hun aanwezigheid kunnen bevestigen.

U kunt ook een downloadbare PDF van het ticket aan de e-mail toevoegen. Deze PDF kan volledig worden aangepast aan uw huisstijl, waardoor bezoekers een onvergetelijke en boeiende ervaring beleven.

Hierdoor wordt het aantal verloren of verkeerd geplaatste tickets geminimaliseerd, wordt het gemak vergroot en is de kans groter dat bezoekers daadwerkelijk komen opdagen.

Stel dat u een bedrijfsconferentie organiseert met honderden medewerkers verspreid over verschillende kantoren. In plaats van tickets handmatig te verspreiden of te vertrouwen op berichtenapps, stuurt u elke deelnemer een gepersonaliseerde ticketlink per e-mail. 

Ze openen hun inbox en hun ticket staat er meteen. Het is eenvoudig, handig en verkleint de kans aanzienlijk dat mensen hun ticket kwijtraken of niet kunnen vinden.

Slimmere RSVP-tracking voor beter inzicht in de aanwezigheid

Je kunt nu RSVP inschakelen tijdens het delen van evenementtickets via e-mail. Deelnemers die het ticket per e-mail ontvangen, kunnen hun aanwezigheid bevestigen met Ja, Nee of Misschien en hun antwoord op elk moment bijwerken.

Zo krijgen organisatoren een duidelijker beeld van de verwachte opkomst en kunnen ze de planning, personeelsbezetting en toewijzing van middelen verbeteren.

Laten we teruggaan naar het vorige voorbeeld van het organiseren van een bedrijfsevenement voor meerdere medewerkers. Terwijl je het evenementticket per e-mail deelt, kun je de RSVP-optie inschakelen. Medewerkers kunnen dan snel bevestigen of ze komen met een Ja, Nee of Misschien.

Naarmate de reacties binnenkomen, krijg je een duidelijk beeld van hoeveel mensen er waarschijnlijk zullen komen. Dit maakt het veel gemakkelijker om zitplaatsen, versnaperingen en logistiek te plannen zonder giswerk, omdat je bezoekersprognose in realtime wordt bijgewerkt.

Direct overzicht van aanwezigheid bij evenementen

Met de nieuwe functie 'Samenvatting aanwezigheid evenement' kunnen organisatoren belangrijke inzichten in aanwezigheid direct in het dashboard bekijken. 

In plaats van een rapport te downloaden, kunt u nu met één klik op de knop statistieken bekijken in uw dashboard, zoals totaal aantal uitgenodigden, totaal aantal aanwezige deelnemers, dubbele inschrijvingen, in behandeling zijnde check-ins en RSVP-gegevens.

Hierdoor wordt het bijhouden van gebeurtenissen sneller, eenvoudiger en veel handiger.

Stel je voor dat je een drukke zakelijke workshop organiseert en wilt zien hoe de check-ins verlopen. 

In plaats van dat u telkens een rapport downloadt, opent u gewoon uw dashboard en krijgt u een duidelijk overzicht van het totaal aantal uitgenodigden, het totaal aantal aanwezige deelnemers en het aantal in behandeling zijnde check-ins. 

Dankzij dit directe overzicht kunt u drukte beter beheren en snel beslissingen nemen.

Waarom deze updates belangrijk zijn

Wij zetten ons in om je te helpen je evenementen beter te organiseren en succesvoller te maken. Met verbeterde ticketdetails, RSVP-ondersteuning, betere deelopties en andere verbeteringen heb je nu meer controle en duidelijkheid over je evenementen dan ooit tevoren.