Hoe digitale visitekaartjes in organisaties te implementeren

Het uitdelen van visitekaartjes aan medewerkers is een wijdverbreide traditie in veel bedrijven. Een toenemend aantal bedrijven stapt nu echter over op de implementatie van digitale visitekaartjes, gemotiveerd door verschillende voordelen.

Deze omvatten de mogelijkheid om te delen zonder fysiek contact, de eenvoud van het maken van updates zonder opnieuw af te drukken, en de mogelijkheid om meer gedetailleerde persoonlijke informatie op te nemen. Bovendien zijn visitekaartjes met QR-codes visueel aantrekkelijker en kunnen ze worden aangepast aan specifieke branding of persoonlijke voorkeuren.

Deze gids is bedoeld om u te helpen bij het selecteren van het perfecte plan voor de implementatie van digitale visitekaartjes in uw hele organisatie.

Belangrijke overwegingen voordat digitale visitekaartjes in uw organisatie worden geïmplementeerd

Hoeveel virtuele visitekaartjes wilt u? Wilt u kaarten met een wit label? Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden voordat u digitale visitekaartjes gaat inzetten:

Welk abonnement is geschikt voor mijn organisatie?

Raadpleeg de onderstaande tabel om het juiste plan te kiezen op basis van de omvang van uw organisatie en de scanvereisten.

Plannen	Digitale visitekaartjes tellen	Maandelijkse scanlimiet	Kenmerken
Gratis	1	1000	Basisanalyse, toevoegen aan Apple Wallet, toevoegen aan Google Wallet, normale e-mailondersteuning, 2 mappen
Starter	5	10000	Gemiddelde analyse, Google Analytics, prioriteits-e-mailondersteuning, 5 mappen
Pro	30	150000	2 totaal aantal accounts, geavanceerde analyses, dagelijkse analyses in e-mail, bulkuploads, toegang tot delen, 10 mappen, digitale visitekaartjeslinks exporteren voor NFC
Allerlaatste	90	No Limit	4 totaal aantal accounts, Analytics Excel-download, white labeling van een domein, e-mailondersteuning met hoge prioriteit, 50 mappen

Bezoek onze prijsinformatie en maak een slimme keuze.

Merkhandhaving met white labeling

Als u de merkhandhaving serieus neemt, is white labeling de juiste keuze. White labeling is beschikbaar voor Ultima en hogere abonnementen en stelt u in staat QR-codes aan te passen met uw eigen subdomein en merkelementen, waardoor uw bedrijf een professionelere en samenhangende uitstraling krijgt.

Whitelabeling instellen

Om u op weg te helpen met white labeling hebben we een uitgebreide handleiding samengesteld die u door het hele proces begeleidt, van het instellen van white labeling in uw account tot het maken van een CNAME-record bij uw domeinhost.

Voor gedetailleerde stappen en instructies verwijzen wij u naar onze complete gids over white labeling met QRCodeChimp.

In deze gids vindt u:

• Hoe u white labeling in uw account instelt.
• Instructies voor het maken van een CNAME-record.
• Tips voor een naadloos installatieproces.

Door de stappen in de handleiding te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw QR-codes uw merkidentiteit perfect weerspiegelen. Als u hulp nodig heeft, staat ons ondersteuningsteam altijd klaar om u te helpen.

Opmerking: Dit proces kan tot 2 werkdagen duren nadat we uw e-mail hebben ontvangen.

Hoe u digitale visitekaartjes voor alle medewerkers kunt maken QRCodeChimp

Maak individuele digitale visitekaartjes

Een digitaal visitekaartje maken met QRCodeChimp is eenvoudig. Het enige dat u nodig heeft, zijn uw basisgegevens, contactgegevens en een schermafbeelding, en u bent klaar om te gaan.

Bezoek de virtuele visitekaartjegenerator, voer uw gegevens in, ontwerp uw QR-code, sla deze op en u bent klaar.

Voor de gedetailleerde procedure, lees Digitaal visitekaartje: een complete gids.

Maak bulksgewijs digitale visitekaartjes

Het is eenvoudig om virtuele visitekaartjes in bulk te maken QRCodeChimp. Het enige wat u hoeft te doen is een bezoek brengen aan de visitekaartjesgenerator en volg de stappen:

Stap 1: Schakel de bulkupload in.

Stap 2: Stel de pagina-inhoudsstructuur in op het tabblad 'Inhoud'.

Stap 3: Pas het pagina-ontwerp aan in het tabblad 'Ontwerp / Instellingen'.

Stap 4: Pas het QR-codeontwerp aan op het tabblad 'QR-code'.

Stap 5: Klik op 'Volgende' en u zult een pop-up zien: 'Werk opslaan voor het genereren van voorbeeldbestanden'.

Stap 6: Klik op 'Doorgaan'.

Stap 7: Voer de naam van de bulk in en u kunt deze aan een map toevoegen. Klik vervolgens op 'Opslaan'.

Stap 8: Download het voorbeeldbestand.

Stap 9: Upload de mediabestanden met unieke namen.

Stap 10: Voeg nauwkeurig details toe aan het voorbeeldbestand.

Stap 11: Upload het gegevensbestand.

U zult een van de volgende twee pop-ups zien.

1. Validatie voltooid

2. Fouten 

Stap 12: Als u tijdens deze procedure fouten tegenkomt, klikt u op 'Corrigeren en opnieuw uploaden' en gaat u naar Hoe u fouten bij het bulksgewijs uploaden van digitale visitekaartjes kunt oplossen. Corrigeer de fouten en upload het gegevensbestand opnieuw.

Zodra uw gegevensbestand gevalideerd is, ziet u een pop-up 'Validatie voltooid' waarin u wordt geïnformeerd over de wijzigingen die zullen worden aangebracht, bijvoorbeeld hoeveel records er zullen worden toegevoegd.

Stap 13: Klik op 'Annuleren' om nog een gegevensbestand te uploaden.

Stap 14: Klik op 'Uploaden' om door te gaan.

Stap 15: U ziet een pop-up 'Uploadproces wordt uitgevoerd op de achtergrond. Controleer de status vanaf het dashboard'. Klik op 'OK'.

U wordt naar de pagina 'QR Codes Bulklijst' geleid, waar u de voortgang van uw bulk kunt zien.

Dit proces kan enkele minuten duren. Wacht even en klik op 'Vernieuwen' om de status te controleren.

Zodra de kaarten zijn gegenereerd, ziet u opties voor downloaden, bewerken, decoreren en meer.

Voor meer informatie over deze procedure gaat u naar Stapsgewijs proces om digitale visitekaartjes in bulk te maken.

Hoe digitale visitekaartjes onder medewerkers te distribueren

Nadat u uw bulk hebt aangemaakt, bevindt u zich bij de tweede stap van de implementatie van digitale visitekaartjes. QRCodeChimp's visitekaartjes bieden veelzijdige distributiemogelijkheden. U kunt ze eenvoudig delen via e-mail of andere communicatiemethoden. Ga naar het dashboard, klik op 'Bulk QR-codes' en identificeer vervolgens uw bulk. Volg nu een van de onderstaande opties:

1. Download QR-codes in bulk en deel ze individueel

Stap 1: Klik op 'Downloaden' in de kolom Actie, selecteer de gewenste bestandsformaten en klik op 'Downloaden'.

Opmerking: Klik optioneel op 'Naam toevoegen onder QR' om te voorkomen dat QR-codes verkeerd worden geplaatst.

Stap 2: Deel de gedownloade QR-codes met uw teamleden via e-mail of andere platforms.

2. Extraheer QR-code-URL's uit Excel en deel ze individueel

Stap 1: Klik op de drie puntjes (meer opties) en klik vervolgens op 'QR Excel downloaden'.

Stap 2: Open het Excel-bestand en kopieer de QR-code-URL's.

Stap 3: Deel de URL's met uw teamleden via e-mail of andere middelen binnen uw organisatie.

3. Exportlinks voor NFC

Stap 1: Klik op de drie puntjes (meer opties) en klik vervolgens op ‘Links exporteren voor NFC’.

Stap 2: Deel de geëxporteerde URL's met uw teamleden.

Stap 3: Als u NFC-visitekaartjes maakt, sluit u deze links in de betreffende kaarten in.

Door deze stappen te volgen, kunt u uw aangepaste virtuele visitekaartjes efficiënt onder uw medewerkers distribueren.

Opmerking: De URL's in het QR Excel-bestand en de exportlinks voor NFC zijn hetzelfde.

Belangrijke elementen om op visitekaartjes voor medewerkers op te nemen

Om de visitekaartjes van uw bedrijf aantrekkelijk te maken, raden wij u aan de volgende elementen eraan toe te voegen:

Medewerkersinformatie: Voeg de naam, de aanduiding en een foto van de werknemer toe. Je kunt ook hun profielsamenvatting of biografie toevoegen in de sectie 'Over mij'.

Bedrijfsinformatie: De virtuele visitekaartjes moeten de naam en website van het bedrijf bevatten. Het toevoegen van een blog of andere nuttige bronnen voor het publiek is ook een goed idee.

Contactinformatie: Voeg het zakelijke telefoonnummer en het professionele e-mailadres van de werknemer toe. Voeg het e-mailadres, het postadres en de Google Maps-locatie van het bedrijf toe.

Sociale netwerklinks: Afhankelijk van uw bedrijf en branche kunt u sociale of professionele links toevoegen, zoals LinkedIn, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram en meer.

multimedia: Voeg indien relevant pdf's, presentaties, afbeeldingen en video's toe aan de virtuele visitekaartjes van uw medewerkers.

Branding: Haal het beste uit de aanpassingsfuncties en maak de kaarten echt van jou. Voeg het bedrijfslogo toe en kies een sjabloon dat het beste bij u past. U kunt uw merkidentiteit ook versterken door kleuren en lettertypen toe te voegen volgens uw merkboek.

Contactformulier verzamelen: Voeg formulieren toe aan uw visitekaartjes en vereenvoudig het uitwisselen van contacten.

Hoe u digitale visitekaartjes in bulk kunt bijwerken

Het bulksgewijs bijwerken van uw digitale visitekaartjes is een eenvoudig proces dat u tijd en moeite kan besparen. Of u nu contactgegevens wilt wijzigen, nieuwe kaarten wilt toevoegen of sjablonen voor uw hele team wilt bijwerken, het kan in slechts een paar minuten worden gedaan.

Verwijzen wij u naar onze gids hier. Deze handleiding behandelt alle noodzakelijke stappen om uw digitale visitekaartjes efficiënt te beheren zonder dezelfde inhoud te herhalen. Deze gids helpt u met:

• De inhoud van digitale visitekaartjes in bulk bewerken
• Nieuwe digitale visitekaartjes toevoegen aan een bestaande bulk
• Het sjabloon bewerken en nieuwe secties in bulk toevoegen aan digitale visitekaartjes

Hoe u individuele updateverzoeken voor digitale visitekaartjes kunt beheren

Wanneer een werknemer een promotie krijgt of zijn gegevens op een digitaal visitekaartje moet bijwerken, hoeft u geen bulkbewerkingen uit te voeren. In plaats daarvan is het delen van bewerkingsrechten een praktische oplossing.

U kunt iedereen binnen uw organisatie toestaan ​​om eenvoudig zijn of haar digitale visitekaartje te bewerken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rest. Als visitekaartjes in bulk worden beheerd, kunt u gegevens aanpassen op het tabblad 'Inhoud', zoals namen, contactgegevens, functietitels en meer.

Volg het onderstaande proces om bewerkingsrechten voor een bestaande bulk te delen:

Stap 1. Bezoek het dashboard en klik vervolgens op 'Bulk QR Codes' in het linkerpaneel.

Stap 2. Identificeer de bulk waarmee u bewerkingsrechten wilt delen en klik op 'meer opties (3 stippen)' in de kolom Actie.

Stap 3. Klik vervolgens op de optie 'Bewerkingstoegang delen'.

Hier heb je drie opties:

• Primair e-mailadres in het kaartprofiel
  Primaire e-mailadressen van alle visitekaartjes ontvangen een e-mail met gedeelde bewerkingsrechten.
• Kolom 'Toegangs-e-mailadres bewerken' in de geüploade Excel
  De respectieve e-mailadressen ontvangen een e-mail met gedeelde bewerkingsrechten.
• Verwijder alle bestaande toegang (als andere opties zijn aangevinkt, wordt deze actie eerst uitgevoerd)

Stap 4. Selecteer een optie en klik op 'Delen'.

(Voor bulk-QR-codes is de bewerkingstoegang permanent beperkt)

De kaarthouder ontvangt een e-mail met een link om de toegang te bewerken. Zodra ze voor de eerste keer op de link klikken, wordt hen gevraagd het wachtwoord in te stellen en worden ze vervolgens doorgestuurd naar de bewerkingspagina van het digitale visitekaartje.

Voor gedetailleerde instructies over hoe u bewerkingsrechten kunt delen, raadpleegt u onze gids hier.

U kunt uw visitekaartjes eenvoudig op twee manieren beheren:

1. Subaccounts

Met subaccounts kunt u verschillende afdelingen binnen uw organisatie zelfstandig hun digitale visitekaartjes laten beheren.

Een winkelketen met meerdere winkels kan subaccounts gebruiken waarmee elke winkelmanager digitale visitekaartjes voor zijn personeel kan maken en beheren. Dit zorgt ervoor dat alle kaarten aansluiten bij de branding van het bedrijf, maar zijn afgestemd op de specifieke behoeften van elke winkel.

Ga door om subaccounts beter te begrijpen Verbeter het beheer van QR-codes met meerdere subaccounts.

2. Mappen

Met mappen kunt u digitale visitekaartjes ordenen op afdeling, project, klant of andere categorisatiemethode, waardoor ze gemakkelijker te beheren en toegankelijker worden. 

U kunt mappen voor uw organisatie gebruiken om digitale visitekaartjes te categoriseren in de categorieën die u handig vindt.

Leer meer over mappen door te lezen Mappen voor uw QRCodeChimp account.

Hoe u de digitale visitekaartjes van ex-werknemers kunt pauzeren of verwijderen

Als een medewerker uw organisatie verlaat of tijdelijk met verlof is, kunt u eenvoudig zijn/haar visitekaartjes verwijderen of uitschakelen. Laten we kijken hoe.

Schakel een digitaal visitekaartje uit voor bulk

Stap 1: Ga naar het dashboard en klik op 'Bulk QR Codes' in het linkerpaneel om toegang te krijgen tot de 'QR Codes Bulk List'.

Stap 2: Identificeer de bulk die de kaart bevat die u wilt uitschakelen of pauzeren. Klik op 'Alles weergeven' in de kolom Actie.

Stap 3: Identificeer het digitale visitekaartje dat u wilt uitschakelen of onderbreken. Klik op 'Meer opties (drie stippen)' en vervolgens op 'Pauze'.

Dat is alles. Je ziet de kaart met de status 'Gepauzeerd'.

U kunt het via hetzelfde proces inschakelen of opnieuw activeren. Klik op 'Meer opties (drie puntjes)' en vervolgens op 'Activeren'.

Verwijder een digitaal visitekaartje uit de bulk

Stap 1: Ga naar het dashboard en klik op 'Bulk QR Codes' in het linkerpaneel om toegang te krijgen tot de 'QR Codes Bulk List'.

Stap 2: Identificeer de bulk die de kaart bevat die u wilt verwijderen. Klik op 'Alles weergeven' in de kolom Actie.

Stap 3: Identificeer het digitale visitekaartje dat u wilt verwijderen. Klik op 'Meer opties (drie stippen)' en vervolgens op 'Verwijderen'.

Stap 4: U ziet een pop-up waarin om bevestiging wordt gevraagd. Klik op de knop 'Verwijderen'. De verwijderde digitale visitekaartjes worden verplaatst naar de 'Prullenbak'.

Opmerking: Om deze kaart te bekijken, gaat u naar de pagina 'Prullenbak' en klikt u rechtsboven op 'Bulkuploads'. In de kolom 'Actie' kunt u permanent herstellen, bekijken of verwijderen.

Digitale visitekaartjes in de prullenbak worden na 30 dagen na verwijdering definitief verwijderd.

Best practices voor de implementatie van digitale visitekaartjes in organisaties

Maak een prototype van uw visitekaartjes met QR-codes

Maak eerst een prototype en ontwerp en print dit vervolgens. Test uw prototype QR-code verder met verschillende apparaten.

Als het aan al uw eisen voldoet, maakt u een bulkkopie van dat visitekaartje.

Creëer bulk op basis van uw vereisten

Creëer bulk op basis van verschillende categorieën voor eenvoudig beheer.

U kunt bulksgewijs aanmaken op basis van afdelingen, anciënniteit, locaties, enz. Als u wilt dat bepaalde visitekaartjes met een wachtwoord worden beveiligd, kunt u ze in één bulk aanmaken.

Als sommige teams formulieren willen toevoegen, maak hun kaarten dan in een andere bulk.

Analytics en rapporten

U krijgt toegang tot analytics en volg de prestaties van uw virtuele visitekaartjes. U kunt tijdlijnanalyse, uuranalyse en daganalyse bekijken. Verder kunt u het apparaat, de browser en de geo-analyse controleren.

U kunt ook de best presterende QR-codes en locaties bekijken.

Opmerking: De hier getraceerde locaties zijn gebaseerd op het IP-adres van de scanner.

Om analytics optimaal te gebruiken, lees Een complete gids voor QR-codeanalyse.

Gebruik NFC-kaarten

Uw visitekaartjes met QR-codes zijn veelzijdig. U kunt een NFC-kaart nemen en uw digitale profiellink erin insluiten, zodat u een NFC-visitekaartje krijgt.

Met NFC-kaarten kunt u uw visitekaartje delen door met het kaartje op de achterkant van iemands NFC-smartphone te tikken.

Leer meer over NFC-kaarten met NFC-visitekaartjes: een uitgebreide gids.

Zet de volgende stap

QRCodeChimp biedt een krachtige oplossing voor het stroomlijnen van netwerken binnen uw organisatie.

Met de implementatie van digitale visitekaartjes geeft u uw team efficiënte tools en verbetert u uw professionele imago. Plan een gratis adviesgesprek met A QRCodeChimp expert om te onderzoeken hoe deze innovatieve aanpak uw netwerkstrategie radicaal kan veranderen.

De toekomst van visitekaartjes is hier!

Veelgestelde vragen