Hoe u contacten in HubSpot verzamelt van QRCodeChimp Formulieren

Leer hoe u contacten in HubSpot kunt verzamelen vanuit uw QRCodeChimp Formulierverwerking automatisch, waardoor uw CRM-proces wordt gestroomlijnd en handmatige gegevensinvoer wordt geëlimineerd. Deze handleiding laat u zien hoe u de benodigde velden in Zapier toewijst, HubSpot als actie instelt en ervoor zorgt dat elke formulierinzending wordt toegevoegd aan uw HubSpot CRM.

Als u de Zapier-integratie nog niet hebt ingesteld met QRCodeChimp toch, verwijs naar Hoe u Zapier-webhooks kunt integreren met QRCodeChimp Formulieren, waar we u begeleiden bij het verbinden QRCodeChimp naar Zapier.

Vereisten voor het verzamelen van contacten in HubSpot

Accounts en toegang

• QRCodeChimp account (PRO en hoger).
• Zapier-account met een geschikt abonnement.
• HubSpot-account met toestemming om contacten aan te maken.

Vereiste instellingen uit de vorige fase

Verbinden QRCodeChimp om verbinding te maken met HubSpot, moet u eerst verbinding maken QRCodeChimp naar Zapier en zorg ervoor dat de volgende stappen zijn voltooid.

• QRCodeChimp is verbonden met Zapier als trigger.
• Er werd een succesvol testrecord gevestigd in Zapier.
• Minstens een QRCodeChimp formulier legt de velden vast die u wilt toewijzen.

Gegevens en eigenschappen

• Kernvelden om in kaart te brengen: E-mailadres, Voornaam, Achternaam, Telefoonnummer.
• Eventuele extra HubSpot-eigenschappen die je team gebruikt. Maak ze eerst aan in HubSpot en vernieuw vervolgens de velden in Zapier.

Nuttige voorbereiding

• Een recente QRCodeChimp inzending om mee te testen.
• Een doellijst in HubSpot als u van plan bent nieuwe contacten te segmenteren.
• Een naamgevingsconventie voor je Zap, zodat teamgenoten deze snel kunnen vinden.

Veelvoorkomende problemen die u moet voorkomen

• Maak e-mail verplicht op uw QRCodeChimp formulier om mislukte contactopnames te voorkomen.
• Controleer of uw HubSpot-gebruiker schrijftoegang heeft tot Contacten.
• Als u nieuwe eigenschappen toevoegt, moet u de velden in Zapier vernieuwen voordat u ze toewijst.

Stappen om contacten te verzamelen in HubSpot

Stap 1: Rond uw triggertest af

Je bevindt je in Zapier op de Trigger-stap voor QRCodeChimp (QRCodeChimp → Webhooks van Zapier → Catch Hook).

1. Klik Trigger-test om een ​​voorbeeld uit uw formulier te halen.
2. Als u het formulier onlangs hebt gewijzigd, klikt u op Vind nieuwe records om een ​​nieuwe inzending op te halen.
3. Klik Doorgaan met geselecteerde record om het op te sluiten.

U bent klaar wanneer het geselecteerde record echte waarden weergeeft (e-mailadres, naam, telefoonnummer, enz.) en de Zap naar het Actieblok gaat.

Tip: Als de velden leeg zijn of er verouderd uitzien, dien dan uw QRCodeChimp vorm één keer en test de trekker opnieuw.

Stap 2: Kies de HubSpot-actie

Je bevindt je in het Actieblok van je Zap.

2.1 Zoeken naar HubSpot en selecteer het.

2.2 Open de Actie-evenement En kies Contactpersoon maken of bijwerken.

Je bent klaar als de kaart laat zien HubSpot — Contactpersoon aanmaken of bijwerken.

Pick Contactpersoon maken of bijwerken om duplicaten te voorkomen door een overeenkomend e-mailadres bij te werken. Gebruik Contact maken alleen als elk e-mailadres nieuw is, anders kan het mislukken of kunnen er duplicaten ontstaan.

Stap 3: Verbind uw HubSpot-account

U bevindt zich in de stap Actie, sectie Account.

3.1 Klik op kies → Een nieuw account verbinden.

3.2 Meld u aan bij HubSpot in het pop-upvenster.

3.3 Toegang goedkeuren.

3.4 Terug in Zapier, klik Doorgaan.

Je bent klaar als het verschijnt Verbonden als [uw naam] en het juiste HubSpot-portaalnaam/ID.

Tip: Als u meerdere portals beheert, controleer dan of u de juiste portal hebt gekoppeld (portalnaam/ID). Verkeerd gekoppelde portals zijn een veelvoorkomende oorzaak van 'contact niet gevonden'.

Stap 4: Breng uw velden in kaart

Waar je bent: Actiestap → Actie instellen.
Waarop moet u klikken: Begin in elk HubSpot-veld met typen Contactinformatie: om te filteren op standaardcontacteigenschappen en vervolgens waarden in te voegen uit de Vanghaak monster.

Voordat u in kaart brengt

• Maak eerst aangepaste eigenschappen aan in HubSpot (Instellingen → Eigenschappen).
• Terug in Zapier, klik Velden vernieuwen zodat er nieuwe eigendommen verschijnen.

Telefoonkeuze
Pick een telefoon eigendom en blijf daarbij:

• Contactgegevens: Telefoonnummer (hoofdtelefoon) or
• Contactgegevens: Mobiel telefoonnummer (Mobiel)

Voorbeeld mapping

HubSpot-eigenschap (kies deze)	Waarde van Zapier (selecteer via Catch Hook)
Contactgegevens: E-mail	E-mail
Contactgegevens: Voornaam	Voornaam
Contactgegevens: Achternaam	Achternaam
Contactgegevens: Telefoonnummer	Telefoonnummer
Contactgegevens: Mobiel telefoonnummer (als u mobiel gebruikt)	Mobiele telefoon
Wettelijke basis voor het verwerken van contactgegevens (indien vereist)	Statische tekst bijvoorbeeld Vrij gegeven toestemming

Als u extra velden verzamelt (bijv. Aanvraag), maak een bijpassende eigenschap in HubSpot (enkele regel of lange tekst), klik Velden vernieuwen in Zapier, dan kaart Aanvraag → uw HubSpot-eigendom.

Opmaaktip: Gebruik landcodes voor telefoonnummers (bijv. +1 415 555 0100) om de leverbaarheid en validatie te verbeteren.

Stap 5: Testen en publiceren

U bevindt zich nu in de voettekst van de actiestap.

5.1 Klik op Teststap om het monster naar HubSpot te sturen.

5.2 Open in HubSpot Contacten, zoek op de test E-mail, bevestig dat de toegewezen velden zijn ingevuld en controleer of de activiteit wordt weergegeven Gemaakt via Zapier (of Bijgewerkt via Zapier).

5.3 Terug in Zapier, klik PubliceerDe Zap-status toont ON.

Als het contact al bestaat, Contactpersoon maken of bijwerken werkt de record bij met nieuwe waarden. Contact maken kan mislukken bij een duplicaat e-mailadres of een duplicaat aanmaken als het e-mailadres verschilt (bijvoorbeeld een alias).

Na livegang

• Monitoring: Check Zap Geschiedenis wekelijks op fouten of beperkingen.
• Onderhoud: Als u formuliervelden of HubSpot-eigenschappen wijzigt, klikt u op Velden vernieuwen in de actiestap en test opnieuw.
• Gegevenshygiëne: Voeg een Filter stap om de Zap te stoppen wanneer E-mail is leeg of komt overeen met testtermen (bijv. “test@”, “example.com”).

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

• Contact niet aangemaakt → Fix: Bevestig de juiste HubSpot-portal, verifieer Contacten – Schrijven toestemming, beoordeling Zap Geschiedenis op stapfouten en voer de test opnieuw uit.
• Nieuw pand ontbreekt in Zapier → Fix: Maak een eigendom aan in HubSpot → klik in Zapier Velden vernieuwen → opnieuw toewijzen → opnieuw testen.
• Dubbele contacten → Fix: Gebruik Contactpersoon maken of bijwerken; standaardiseer de e-mailbron; overweeg een formatter stap om spaties/kleine letters van e-mailberichten te verwijderen.
• Telefoon geweigerd/leeg → Fix: Verzend E.164-formaat met landcode; koppel aan slechts één telefooneigenschap.
• Geen voorbeeldgegevens → Fix: Dien het formulier één keer in en Vind nieuwe records in de trekker.
• Verkeerde portal aangesloten → Fix: Maak opnieuw verbinding met het HubSpot-account en kies de juiste portalnaam/ID.

Optionele verbeteringen

• Aan lijst toevoegen: Voeg na de contactstap toe HubSpot → Contactpersoon toevoegen aan lijst, kies uw doellijst.
• Team op de hoogte stellen: Toevoegen Slack or E-mail van Zapier; erbij betrekken Naam, e-mail, telefoon, aanvraag.
• Bedrijf + partner aanmaken: Toevoegen HubSpot → Bedrijf aanmakendan HubSpot → Geassocieerd record (Contact ↔ Bedrijf).

Nalevingsnotitie

Als u marketing-opt-ins verzamelt, koppelt u deze aan de toestemmingsvelden van HubSpot (of slaat u de toestemmingstekst/tijdstempel op in aangepaste eigenschappen) en stelt u deze in Legale basis overeenkomstig.

Informatiebronnen

1. Standaardcontacteigenschappen van HubSpot.
2. Eigenschappen maken en bewerken.
3. Dubbele records in HubSpot verwijderen.
4. Toegang tot records toewijzen (machtigingen).
5. Begrijp uw gegevenssynchronisatieveldtoewijzingen (incl. telefoon vs. mobiele telefoon).
6. Maak lijsten.

Conclusie

Je bent verbonden QRCodeChimp naar HubSpot in Zapier, selecteerde de HubSpot-actie (gebruik Contactpersoon aanmaken of bijwerken om duplicaten te voorkomen), koppelde de kern en eventuele aangepaste velden, voerde een live test uit en publiceerde. Vanaf nu wordt er bij elke nieuwe formulierinzending automatisch een HubSpot-contactpersoon aangemaakt of bijgewerkt, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en de administratie overzichtelijk blijft.

Schakel Zap in, verstuur je formulier één keer en verifieer de contactpersoon in HubSpot met de juiste eigenschappen en een activiteit 'Aangemaakt/Bijgewerkt via Zapier'. Controleer de Zap-geschiedenis deze week en daarna regelmatig op fouten; vernieuw de toewijzingen als je velden wijzigt en test opnieuw. Voeg een filter toe om lege e-mails of test-e-mails over te slaan en voeg indien nodig stappen toe om de contactpersoon in een lijst te plaatsen, je team te informeren of een bedrijf aan te maken en te koppelen. Je bent klaar om elke inzending in HubSpot vast te leggen.

Veelgestelde vragen