7 beste digitale tools om leads te genereren op evenementen (geen papier nodig)

Leadgeneratie is de levensader van evenementenmarketing en ontwikkelt zich razendsnel. Volgens een rapport50% van de marketeers noemt leadgeneratie als hun hoogste campagneprioriteit. Traditionele methoden zoals papieren formulieren en gedrukte visitekaartjes hebben echter aanzienlijke nadelen, zoals verlies van contacten, fouten bij het handmatig invoeren van gegevens en vertraagde follow-ups.

Nu persoonlijke ontmoetingen een sterke comeback maken, hebben bedrijven snellere, slimmere en betrouwbaardere manieren nodig om leads te genereren tijdens evenementen. En daar komen digitale tools om de hoek kijken. 

Van QR-codes en NFC-tags tot CRM-geïntegreerde formulieren: moderne oplossingen maken het gemakkelijker dan ooit om direct, nauwkeurig en papierloos hoogwaardige leads te verzamelen.

In dit artikel laten we je zeven innovatieve manieren zien om leads te genereren op evenementen met behulp van digitale tools waarmee je indruk maakt op bezoekers en conversies verhoogt.

7 beste digitale tools om leads te genereren op evenementen 

Hier zijn de zeven populairste digitale tools die je kunt gebruiken voor het genereren van leads voor evenementen. Leer ook hoe je deze tools gebruikt en wat hun belangrijkste voordelen zijn. 

1️⃣ QR-code lead-captureformulier

QR-codeformulieren zijn ontworpen om leads vast te leggen wanneer deelnemers ze scannen met hun smartphone.

Hoe te gebruiken:

• Genereer een QR-code die gekoppeld is aan een aangepast of online leadformulier. Je kunt een aangepaste QR-code voor formulieren, of gebruik een Google Formulier of een CRM-geïntegreerd formulier. 
• Plaats de QR-code op borden, stands, badges of visitekaartjes. 

Voordelen:

• Contactloze en hygiënische methode
• Snelle en eenvoudige formulierinzending voor deelnemers
• Sla leadgegevens automatisch op in het dashboard
• Op maat gemaakt voor merken en verschillende campagnes

2️⃣ Digitale visitekaartjes 

Via digitale uitwisseling van visitekaartjes kunt u namen, telefoonnummers, e-mailadressen en dergelijke van deelnemers verzamelen. 

Hoe te gebruiken:

• Maak een digitaal visitekaartje met behulp van platforms zoals QRCodeChimp die functionaliteit voor formulierintegratie bieden.  
• Deel het via een QR-code, NFC-tik of link. Ontvangers kunnen jouw gegevens opslaan en vaak ook hun gegevens delen.

Voordelen:

• Tweezijdige contactuitwisseling
• Milieuvriendelijk en professioneel
• Directe contactuitwisseling
• Vermindert de kans op gegevensverlies of vergeten papieren kaarten
• Rijke mediafuncties, waaronder video, links naar sociale media, agendakoppelingen, enzovoort.

3️⃣ NFC-compatibele online formulieren

NFC-compatibele formulieren vereenvoudigen het vastleggen van leads met slechts één tik op het apparaat. Het formulier opent automatisch wanneer deelnemers de NFC-tags aanraken of hun telefoon er dichtbij houden.

Hoe te gebruiken:

• Plaats NFC-tags (Near Field Communication) die zo zijn geprogrammeerd dat ze een lead capture-formulier openen. 
• Plaats deze tags in polsbandjes, visitekaartjes of productmonsters. 

Voordelen:

• Snelle en naadloze toegang tot formulieren
• Geen app of typen vereist
• Modern en professioneel: ideaal om indruk te maken op technisch onderlegde doelgroepen
• Vermindert de wrijving in het lead capture-proces

4️⃣ Formulieren integreren met CRM-tools

Dankzij formulieren die in CRM zijn geïntegreerd, kunnen medewerkers bij de stand rechtstreeks informatie over deelnemers invoeren. Ook kunnen formulieren worden geopend via tablets, QR-codes of e-mailberichten.

Hoe te gebruiken:

• Maak gebruik van hulpmiddelen zoals HubSpot Forms, QRCodeChimp Formulieren, Salesforce Web-to-Lead of Zoho Forms voor integratie met uw CRM. 

Voordelen:

• Realtime synchronisatie van leads met uw CRM
• Geen handmatige gegevensinvoer nodig
• Activeert automatisch workflows en lead nurturing
• Gecentraliseerde en schone gegevensverzameling

5️⃣ Badge scannen

Badgescanning, speciaal ontworpen met barcodes en QR-codes, helpt exposanten bij het stroomlijnen van het vastleggen van leads.

Hoe te gebruiken:

• Plaats scanapparaten of mobiele apps om deelnemersbadges te scannen. 
• Legt direct gegevens van vooraf geregistreerde deelnemers vast.

Voordelen:

• Snelle en nauwkeurige gegevensverzameling
• U hoeft niet om contactgegevens te vragen
• Bevat vaak de interesses of categorieën van de deelnemers
• Maakt directe follow-up-tagging in CRM mogelijk

6️⃣ Interactieve kiosken

Met interactieve kiosken kunnen bezoekers met de kiosk interacteren en hun gegevens via een digitale interface met hun merkidentiteit doorgeven.

Hoe te gebruiken:

• Zet touchscreenkiosken op met leadformulieren, productdemonstraties, quizzen, enquêtes of spelletjes en plaats ze op uw stand. 

Voordelen:

• Zelfbediening voor het vastleggen van leads
• Meld je aan voor demo's
• Visueel aantrekkelijk en trekt de aandacht
• Verzamelt gekwalificeerde leads met context
• 24/7 beschikbaar tijdens het evenement

7️⃣ Mobiele evenementen-apps

Mobiele evenementen-apps maken het eenvoudig om leads te verzamelen door het delen van belangrijke informatie over het evenement, zoals agenda's, sessiedetails, kaarten, deelnemersprofielen, enzovoort. 

Hoe te gebruiken:

• Stimuleer betrokkenheid door middel van vragen en antwoorden, peilingen, etc. 
• Versnel ingebouwde netwerk- en lead capture-functies. 

Voordelen:

• Naadloze lead capture binnen de infrastructuur van het evenement
• Vooraf gekwalificeerde, betrokken leads
• Stimuleert voortdurende verbinding na het evenement
• Gegevens geïntegreerd met platforms voor evenementenanalyse
• Handig voor grootschalige evenementen met officiële apps

Best practices voor het optimaliseren van leadgeneratie voor evenementen

Volg deze stappen om het genereren van leads voor uw evenement te maximaliseren:

➡️ Houd het formulier eenvoudig 

Deelnemers zijn vaak druk en afgeleid tijdens evenementen. Een lang of ingewikkeld formulier kan ontmoedigend of vermoeiend zijn, waardoor de kans klein is dat ze het invullen. 

• Maak het formulier gebruiksvriendelijk, met een eenvoudige opmaak en ontwerp.
• Beperk de verplichte velden tot de essentiële gegevens, zoals naam, e-mailadres, bedrijf en functie.
• Gebruik waar mogelijk automatisch aanvullen en zorg dat de lay-out geschikt is voor mobiele apparaten.

➡️ Transparantie bij het verzamelen van gegevens 

Zonder vertrouwen op te bouwen, zullen uw inspanningen om leads te genereren minder effectief zijn. Transparantie is de basis om het vertrouwen van deelnemers te winnen. 

• Zorg ervoor dat u duidelijk aan deelnemers communiceert waarom en hoe de gegevens gebruikt zullen worden.  
• Een duidelijke verklaring op de bewegwijzering, bijvoorbeeld ‘Wij respecteren uw privacy’, werkt. 
• Naleving van wetten inzake gegevensbescherming zoals AVG, CCPA of PDPA is noodzakelijk.

➡️ Bied waarde in contactuitwisseling

Wanneer u deelnemers stimuleert met een goede waardepropositie, zal dit hen stimuleren om contactgegevens met u uit te wisselen.  

• Deel aanbiedingen, zoals gratis proefversies, kortingen of winacties.
• Bied downloadtoegang tot exclusieve bronnen of premium digitale content, zoals een e-book, demo of webinar. 

➡️ Pre-event strategieën

Het vastleggen van leads begint al vroeg, vooral voor organisatoren van evenementen. Ze kunnen potentiële deelnemers voorafgaand aan het evenement enquêtes of registratieformulieren sturen.

• Promoot de evenementen via e-mailmarketing, sociale media en gerichte advertenties. 

➡️ Leadsegmentatie (prioriteren)

Niet alle leads zijn gelijk. Verdeel ze in verschillende segmenten (bijvoorbeeld hot, warm en cold) op basis van criteria zoals functieprofiel, koopintentie, bedrijfsgrootte of antwoorden op relevante vragen.

• Richt u op waardevolle prospects om de conversie te versnellen

➡️ Gepersonaliseerde follow-up na het evenement

Vermijd algemene e-mails naar uw prospects. Personaliseer het vervolgbericht door de zorgen te delen die ze tijdens het evenement aan u hebben geuit (bijvoorbeeld: "Het was leuk u gisteren op stand 42 te ontmoeten en te praten over uw CRM-behoeften"). 

• Wees specifiek over hun behoeften en geef duidelijk aan wat u kunt bieden om hun probleem op te lossen.  

Conclusie

Digitale tools bieden verschillende voordelen ten opzichte van de traditionele papieren methode, waardoor bedrijven moeiteloos leads kunnen vastleggen tijdens evenementen. Met de opkomst van geavanceerde digitale tools, zoals digitale visitekaartjes of CRM-geïntegreerde formulieren, kunnen merken de informatieverzameling van potentiële klanten effectief versnellen. Bovendien is het voor uw prospects gemakkelijker en handiger om digitaal in te vullen in plaats van een papieren formulier.

Wilt u opvallen bij uw volgende evenement? Kijk dan verder dan uw stand: maak gebruik van technologie om een ​​blijvende indruk achter te laten en betekenisvolle connecties op te bouwen die tot conversies leiden.

Veelgestelde vragen